Por Bárbara Ferguson, gerente senior de marketing de producto en BroadSoft. En la actualidad, el trabajo en equipo se ha convertido en uno de los aspectos más importantes en las organizaciones. Sin embargo, la disponibilidad generalizada de internet significa que los miembros de un equipo podrían estar prácticamente en cualquier parte del mundo. Para que el trabajo en conjunto sea eficaz es importante que las empresas adopten prácticas y tecnologías de trabajo modernas que ayuden a los colaboradores y equipos de trabajo- dondequiera que estén- a compartir su trabajo de una manera sencilla y eficiente. Aquí es donde entra una buena herramienta de colaboración en línea.
La premisa básica debe ser entonces que las herramientas de colaboración no pueden limitarse solo en proporcionar un mejor intercambio de conocimientos; necesitan mejorar la velocidad y la eficacia de los esfuerzos de las personas. De acuerdo con el estudio Strategy Analytics Global Mobile Workforce Forecast Update 2016-2022, la fuerza laboral móvil asciende hasta el día de hoy a 1.450 millones de personas lo que representa 38,8% del total de trabajadores que existe en el mundo. Este porcentaje se elevará a 42,5% en 2022, cuando habrá 1.870 millones de trabajadores móviles. Estados Unidos sigue siendo una de las principales regiones en términos de liderazgo en la penetración del trabajador móvil.
Adoptar o proponer la adopción de herramientas de colaboración en línea puede ser el siguiente paso inteligente para toda empresa que desee mantener sus niveles de competitividad en el mercado, un sin número de beneficios están asegurados a través de las nuevas tecnologías de colaboración:
Dar seguimiento a los proyectos:
Las herramientas de colaboración en la nube tienen una variedad de capacidades de seguimiento de proyectos que facilitan a los miembros del equipo ver su evolución desde el primer día. Desde saber quién hizo los cambios más recientes a un documento, hasta cómo era el documento antes de los cambios, así como revisar las notas de un colega, nunca ha sido tan fácil como ahora administrar un proyecto. Estas herramientas de colaboración eliminan la necesidad de utilizar el correo electrónico como medio principal de comunicación con los miembros del equipo, por lo que el tiempo invertido de buscar en una bandeja de entrada un documento perdido, por ejemplo, se elimina por completo.
Disponibilidad en cualquier lugar:
Siempre y cuando exista una conexión a internet, los miembros de un equipo pueden estar trabajando de forma remota desde cualquier parte del mundo. Esto significa que es posible que un equipo esté completamente disperso, mientras sigue trabajando de manera organizada. Los compañeros de trabajo en diferentes estados o incluso países pueden trabajar juntos en el mismo proyecto, ayudando a las organizaciones a juntar el mejor equipo posible para esta tarea, independientemente de la ubicación de los empleados.
Notificaciones inmediatas:
En la mayoría de los casos, los proyectos de trabajo tienen algún tipo de informe asociado con ellos, y los tiempos de entrega fungen un papel crítico. Es recurrente perder de vista algunas de las actividades que se han hecho para un determinado proyecto, especialmente cuando se trabaja con un equipo grande. Sin embargo, al utilizar una buena herramienta de colaboración en línea, es fácil generar rápidamente informes detallados que incluyan todas las actividades asociadas con un determinado proyecto, dando a los miembros del equipo más tiempo para trabajar en actividades generadoras de resultados.
Interacción rápida:
Las mejores herramientas de colaboración, eliminan la necesidad de organizar una reunión o una llamada telefónica para revisar los proyectos. Estos se pueden cargar en la plataforma y todas las personas que forman parte del proyecto pueden ser notificadas automáticamente por correo electrónico que los cambios se han cargado. Todos pueden realizar cambios necesarios y notificar a todos los miembros del equipo en periodos mínimos de tiempo. Esto hace que sea mucho más fácil mantener un flujo de trabajo estable y organizado en un proyecto, con los miembros del equipo contribuyendo de manera eficiente.
En general, la colaboración móvil puede traer grandes beneficios a las organizaciones y negocios de cualquier industria, ya que puede ahorrar mucho tiempo para los empleados y refuerza el trabajo en equipo en diferentes niveles. BroadSoft es una compañía de tecnología de comunicaciones que ofrece servicios en la nube, colaboración y soluciones de contact center. Su objetivo es contribuir en la simplificación de trabajo de sus clientes.
