Después de que el Gobierno de Colombia decretara la emergencia sanitaria, con el fin de contener la propagación del coronavirus, decenas de eventos de alto impacto anunciaron su cancelación o aplazamiento. Festivales de música como el Estéreo Pícnic o el Jamming Festival; el Festival de la Leyenda Vallenata, los conciertos de Alejandro Sánz, Juanes, Raphael y Maroon 5 en el Movistar Arena; las presentaciones de la Orquesta Filarmónica de Bogotá y hasta la Feria Internacional del Libro de Bogotá fueron algunas de las actividades de alto impacto pospuestas o canceladas. Días antes, el OFF Festival también había anunciado la cancelación del evento, a solo días de su realización.
Sin embargo, la cancelación de eventos masivos de más de 500 personas en todo el país afecta directamente al subsector de las empresas de promo y activación. “La afectación va a ser grandísima. En cuanto a empleo, por ejemplo, los equipos de operativos que se encargaban de dar acceso a los eventos, de boletería, seguridad o de coordinar la logística salen de la ecuación. Los grandes eventos pueden generar 500 o 600 empleos indirectos. Por lo pronto, esas personas van a quedar sin trabajo”, dice Santiago Barrientos CEO de Incontacto.
“Va a hacer una afectación en el medio. Como empresarios, debemos reaccionar inmediatamente para que las agencias no se vean afectadas en el largo plazo. Además, no tenemos apoyo. Los auxilios del gobierno se están enfocando en la industria de la aviación y la industria hotelera, pero nos dejaron de lado a los más afectados: los que hacemos las convenciones y los eventos”, afirma Javier Vásquez, presidente de Top Brand.
Impacto en el sector
La medida llega en la época de las grandes convenciones de las compañías, las asambleas empresariales y la hora de los primero eventos de alto impacto programados para 2020.
La cancelación de eventos implica que marcas y organizadores de eventos deban cancelar o renegociar contratos con los operadores, las productoras y las locaciones, entre otros actores. Así mismo, dejan de contratarse servicios conexos como el catering o el transporte. También, alojamientos de invitados internacionales y toda una serie de pequeños servicios que se suman a la cadena. Estos van desde la instalación de pantallas hasta la traducción simultánea. En resumen, la cancelación afecta tanto a las empresas de promo y activación como a los proveedores de pequeños servicios freelance.
Experiencias virtuales, la solución ante la cancelación de eventos
No obstante, desde el mismo sector se están proponiendo soluciones para mitigar el impacto económico de la cancelación de eventos. Con ellas es posible evitar un frenazo en los ingresos y, de paso, innovar en la forma de interactuar con el consumidor.
“En Top Brand lanzamos la línea virtual engagement and brand experience, para conectar a nuestros clientes, a través de experiencias virtuales avanzadas”, dice Javier Vásquez. Esta compañía tiene a disposición tecnología para crear convenciones y ferias de exposición en entornos virtuales.
Se trata de plataformas de transmisión en vivo, en las cuales un conferencista o varios pueden hacer una exposición desde un entorno físico. Por su parte, los invitados reciben un kit de realidad virtual (VR), que incluye unas gafas a través de las cuales es posible visualizar y ‘asistir’ a la conferencia y a los espacios de networking. Todo ello, sin necesidad de estar presentes en el sitio físico.
“También le estamos presentando un plan al gobierno para crear la primera feria virtual. Una feria a la que se puede acceder durante las 24 horas del día y en el que las marcas pueden atender al usuario, por medio de un entorno virtual”, añade Vásquez.
La tecnología permite diseñar un stand, de acuerdo con las necesidades de las marcas y renderizarlos en el entorno virtual. Los usuarios pueden ingresar al stand, conocer los productos de la marca que allí se exhiben, contar con servicios como un carrito de compras y resolver dudas, a través de salas de chat o contenidos en video. También es posible realizar actividades de networking por medio de chats o videochats especializados y asistir a conferencias o sesiones de capacitación en vivo.
“Lo más importante es empezar a utilizar las herramientas tecnológicas para generar más leads sin dejar de lado el contacto con el consumidor”, explica el presidente de Top Brand.
¿Los eventos se transformarán para siempre?
Santiago Barrientos también cree que esta coyuntura es una oportunidad para innovar. “El tema de los eventos no va a volver a ser igual. Esta situación nos va a llevar a una evolución similar a la que vivimos con el cambio de la fotografía impresa a la digital”, explica.
“Las tecnologías de streaming nos van a permitir interactuar entre usuarios en los entornos virtuales. Para los usuarios, será posible asistir a experiencias virtuales en los cuales podrán escoger a qué conferencias quieren asistir e incluso pagar una entrada acorde con el número de conferencias o actividades a las que asiste”, añade.
Los expertos también coinciden en que otras tecnologías, como la transmisión holográfica y la misma realidad virtual, van a permitir asistir a ruedas de negocios y conciertos virtualizados.
“Hoy tenemos plataformas para hacer reuniones virtuales, streaming, votaciones virtuales para asambleas y seguimiento de quórum con base en las conexiones activas. Es decir, podemos tener a disposición toda la experiencia offline en los entornos virtuales”, finaliza Santiago Barrientos.
