De conformidad con lo establecido por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 que regulan el habeas data o la protección a los datos personales, Ediciones P&M S.A.S (P&M) informa sus políticas de tratamiento de la información recolectada y los mecanismos adoptados para su protección.
Las presentes políticas aplicarán para el manejo de la información personal que esté almacenada en bancos de datos y/o que sea utilizada por P&M.
El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales almacenados en bancos de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tengan datos personales de terceros respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
La Ley 1581 de 2012 constituye el marco general de la protección de los datos personales en Colombia y tiene por objeto desarrollar el anterior derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política.
La mencionada Ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado uso de los datos y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.
El Decreto 1377 de 2013 reglamentó la ley 1581 de 2012 y se refirió a los aspectos relacionados con la AUTORIZACION del titular de información para que se puedan tratar sus datos personales (es decir recolectar almacenar, usar, circular, o suprimir);estableció pautas para definir correctamente cómo debe hacerse el tratamiento de datos personales; cómo se debe responder al ejercicio de los derechos de los titulares de información; y cómo se realizan las transferencias de datos personales.
P&M está comprometida con el respeto y garantía de los derechos que tienen sus clientes, seguidores, y terceros en general. Por eso adopta el siguiente Manual de Políticas y Procedimientos de Tratamiento de datos personales, y regula los procedimientos de recolección, manejo, almacenamiento, uso, circulación y transferencia de datos personales (tratamiento) siendo de obligatorio y estricto cumplimiento para P&M en calidad de responsable, así como todos los terceros que obran en nombre de la misma o que sin actuar en nombre de P&M tratan datos personales por disposición de ésta como encargados, previa la autorización del titular de los datos.
Tanto el responsable como los encargados, entiéndase, empleados, contratistas y terceros deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/ o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole con P&M. De igual manera, deberán guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados, cuando sobre ellos exista dicha confidencialidad.
Cualquier incumplimiento de las obligaciones y en general, de las políticas contenidas en este documento debe ser reportado a habeasdata@revistapym.com.co o al número 601 618 1458 en la ciudad de Bogotá D.C. o 018000 128 700 en el resto del país.
En concordancia con el Art. 3 de la Ley 1581 de 2012 y Art. 3 del Decreto 1377 de 2013, para efectos de la interpretación y aplicación de esta política deben tenerse en cuenta los siguientes conceptos:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información que directa o indirectamente se refiera a una persona natural y que permite identificarla. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, número de identificación ciudadana, dirección física, dirección de correo electrónico, número telefónico, estado civil, etc.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato público: Es el dato calificado como tal por ley o la Constitución Política o el que no sea privado, semiprivado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público, los datos contenidos en el RUNT o los datos contenidos en el Registro Público Mercantil de las Cámaras de Comercio. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, por ejemplo aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, fotos, videos)
Responsable del tratamiento: Persona que decide sobre la recolección de datos y fines del tratamiento, entre otras. Puede ser, a título de ejemplo, la empresa dueña de la bases de datos o sistema de información que contiene datos personales.
Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.
Consulta: Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por éste ante el responsable o encargado de las bases de datos para consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos.
Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley ante el responsable o encargado de las bases de datos para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.
Queja: Solicitud formal del titular del dato para presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio una solicitud formal para que se investigue si existe una infracción en el tratamiento de datos personales.
Titular del dato: Es la persona natural dueña de los datos personales que son objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.
Transferencia: Envío de datos personales que realiza el Responsable o el Encargado desde Colombia a un Responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
P&M cuenta con infraestructura administrativa para asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a protección de datos, con el fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la Ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.
Para el tratamiento de datos personales, P&M requerirá la autorización previa, informada y expresa del Titular de los datos personales, la cual será almacenada por P&M y podrá ser consultada por el Titular en cualquier momento de acuerdo con los procedimientos acá previstos.
La autorización del Titular de los datos personales podrá realizarse por escrito, de forma oral o mediante conductas que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, pero en todo caso siempre quedará constancia de la misma, la cual valdrá como prueba de la autorización.
Los datos recolectados por REVISTA P&M serán utilizados en el desarrollo de las siguientes actividades:
P&M se compromete a respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos:
Los derechos de los Titulares, establecidos en la Constitución Política, en la Ley y en la presente Política de Tratamiento de Información, podrán ejercerse por las siguientes personas:
P&M solo suministrará los datos personales a las siguientes personas:
En este último caso, de conformidad con el pronunciamiento de la Corte Constitucional, se procederá de la siguiente manera:
En primer lugar, la entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.
En segundo lugar, con la entrega de la información se le informará a la entidad pública o administrativa que debe cumplir los deberes y obligaciones que le impone la Ley 1581 de 2012 como Responsable del tratamiento. La entidad administrativa receptora debe cumplir con las obligaciones de protección y garantía que se derivan de la citada ley, en especial la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley o por el titular del dato.
P&M en cumplimiento de las normas sobre Protección de Datos Personales, señala el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información.
Los titulares de datos podrán CONSULTAR, ACTUALIZAR Y RECTIFICAR su información personal que repose en las bases de datos de P&M.
La solicitud de consulta tiene como fin pedir al Responsable o Encargado del tratamiento de la información que suministre la información que tiene almacenada o registrada y cómo se protege.
Los titulares de datos podrán presentar RECLAMOS ante el Responsable o Encargado del tratamiento de la información, cuando consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión.
En aras de facilitar a sus usuarios el acceso a su propia información o para reclamar, P&M ha establecido canales para realizar CONSULTAS, NOVEDADES Y RECLAMOS tales como:
Dado que toda consulta o reclamo presentada por el titular debe contar con la evidencia de su trámite, P&M establece como vía para su presentación la forma escrita a través del correo electrónico o en carta original a través de radicación del escrito en las oficinas de P&M.
La solicitud debe estar dirigida a P&M y debe contener como mínimo los siguientes datos:
Las CONSULTAS se presentarán ante el Responsable o el Encargado de los datos. serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al titular o interesado los motivos de la demora, señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no será superior a los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los RECLAMOS se presentarán ante el Responsable o el Encargado de los datos. Si el RECLAMO fuere incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que el peticionario subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin que el solicitante presente la información requerida se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si P&M no es la entidad competente para resolver un reclamo, dará traslado del mismo a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles si el nuevo responsable es identificable, e informará de la situación al interesado para que pueda hacer seguimiento o identifique claramente la entidad a la cual debe dirigirse.
Una vez P&M haya recibido el reclamo completo, se marcará el caso en las bases de datos con una leyenda ³Reclamo en trámite´ y el motivo del mismo, esta leyenda se incluirá en un plazo máximo de dos (2) días hábiles y así se mantendrá hasta definir la respuesta.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo o desde que recibió el reclamo completo o subsanado. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si no hay conformidad con la respuesta emitida, el Titular podrá solicitar reconsideración directamente a P&M, cumpliendo nuevamente con los pasos definidos en este procedimiento.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o interesado sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante P&M.
El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la Información.
Las consultas que sean presentadas en periodos de tiempo menor a un mes calendario, serán cobradas al Titular en lo relacionado a los gastos de envío, reproducción y certificación de documentos.
Los reclamos no tendrán costo alguno.
P&M, como responsable del tratamiento de datos, deberá cumplir los siguientes deberes:
Cuando P&M haga el tratamiento de las bases de datos o la persona que haga el tratamiento de datos a nombre de P&M, tendrá los siguientes deberes como encargado del tratamiento de datos:
P&M informa que el aviso de privacidad de tratamiento de sus datos personales puede consultarlo en www.revistapym.com.co.
Modificación y/o actualización de la política de protección de datos y manejo de información
Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de la página www.revistapym.com.co como mínimo diez (10) días antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.
Lo dispuesto en la presenta Política de Tratamiento de información no se aplicará a las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales, de conformidad a lo dispuesto por el literal d) del artículo 2 de la Ley 1581 de 2012.
La vigencia de estas políticas inicia a partir del 27 de julio de 2013.